多機能メモアプリ「Notion」で仕事もプライベートも管理する

「Notion」というアプリ(サービス)をご存知でしょうか。

これはメモ・ノートのようなものでありつつ、プロジェクトやデータベース管理ができたりと、自分のプライベートや仕事をサポートしてくれるツールです。

ここ1年ぐらいで急に伸びたサービスで、海外ではかなり有名なようですが、アプリが日本語に対応していない(日本語の文字入力はできるがメニュー等は英語という)こともあってか、まだ日本ではあまり知られていない印象があります。

このNotionは、使い方によっては非常に有用なので、布教の意味も含め、内容と利用シーンについてご紹介したいと思います。

目次

Notionとは

画像:Notion公式サイトより
画像:Notion公式サイトより

Notionは、公式には「オールインワンワークスペース」と称しています。

・・・まぁ、これだけだとさっぱり分からないですよね。

冒頭でも触れていますが、Notionはメモやノート機能、Todo・プロジェクト管理等が可能な、色んなこと(オール)を、一つのアプリの中(インワン)で実現できる場所(スペース)を提供するサービスになります。

Notionは、使っているだけで何かNotion側から情報が出てくるツールではなく、あくまで情報は自分自身で入れて創り上げていく必要があります。

なので、情報をインプットして、その情報を活用するまでの間はツラい作業になるかもしれませんが、インプットが揃ってくれば情報の整理と検索という点で最強のツールとなり得ます。

使用方法としては、「WEBブラウザで開く」か「デスクトップ・タブレット・スマホアプリ」のどちらかとなりますが、専用アプリの方が何かと便利なので、会社用PCでアプリがインストールできない等の縛りがなければ、専用アプリのインストールをオススメします。

正直、使える機能が多く、文字で説明するのは難しいので、これからいくつかピックアップしてこのサービスの用途をご説明します。

利用料

画像:Notion公式サイトより
画像:Notion公式サイトより

Notionの機能の前に、まずは料金について触れておきます。

個人利用(Personal)については基本的に“無料”で、チームや組織単位で使用する場合は有料になります。

無料なので、「どんなサービスなんだろう」と気になるのであれば、気軽に試せるのがいいですね。

メモレベルで使用するのであれば無料枠で事足りますが、たくさんのゲスト(6人以上)を自分のメモにアクセスできるようにしたり、重いデータ(5MB以上)をアップロードしたいという場合は、有料プランを契約する必要があります(年間契約:4ドル/月、月契約:5ドル/円)

メモ・ノート

Notionは、普通のメモアプリと同じように、ページの中に文字を書いたり、写真を貼り付けたりすることができます。

自分でテンプレートを作成できるので、議事録を取るときには日付・場所・参加者欄のあるこのフォーマットを使う〜のような感じで自由にカスタマイズすることができます。

ちなみに、メモ・ノート用途として私がよく使っているのは、読書メモと、会議の議事録作成です。

少し前まではEvernoteを使用していましたが、Notionの方が一覧性が高くて見やすいので、Evernoteはほとんど使わなくなりました。

なお、Notionは通常のメモアプリとは異なり、一文が“ブロック”という単位で構成されていたり、“Markdown”という記法を用いたりするので、最初は取っつきづらいかもしれませんが、慣れれば非常に便利な仕組みだということが分かるようになります。

プロジェクト管理

Notionは、自分、またはチームで進めたいプロジェクトの管理ツールとしても使うことができます。

プロジェクトにどんなタスクがあって、どこまで進んでいるということを俯瞰でみることができるので、自分やチームの立ち位置を確認するのに便利です。

私は、この機能を自分のポッドキャスト番組管理に使っています。ポッドキャストは特定の友人と共にやっているので、友人をゲスト招待して、現在の進捗状況を共有できるようにしています。

過去の履歴として、これまでどんな話をしてきたのかや、いつ収録していつ公開したのか、誰とどんな内容を話したかを分かるようにしつつ、新しいエピソードの進捗状況(台本作ったか、収録は終わったかなど)を分かるようにして、データベースを創り上げています。

タスク管理

これもプロジェクト管理の一環にはなりますが、Notionではタスク管理も行うことができます。

よくあるチェックリスト型のタスクリストも作れますし、カンバン方式と呼ばれるカード型のタスク管理も可能です。また、Notion内のカレンダー機能と連携して、カレンダー上でどのタスクがいつ期限なのかということを視覚的に表示することも可能です。

私はタスク管理についてはTodoistを使用しているので、タスク管理単体の機能としてNotionを使うことはありませんが、プロジェクト管理の中でのタスク管理についてはNotionを使用します。

Notionでのタスク管理は、チーム単位で動く際には非常に便利だと思います。

結局、どういう人にオススメなのか

いくつかNotionの機能を紹介してきましたが、結局のところどんな人にオススメなのかというと、

  • 仕事や個人のプロジェクトを、複数人で把握・管理したい
  • メモやタスク管理を、自分用にカスタマイズして使いたい
  • インプット量が多くてうまく整理しきれない

あたりかなと思います。

私もそういう使い方をしていないので感覚論にはなりますが、おそらくNotionは、チームや組織で使うことで、その効果が最大化できるのだと思います。

Notion内で、特定のタスクを誰かに振ったり、メモのレビューを依頼することができると、たしかに全ての仕事が、このNotionという一つのサービスの中で完結できそうです。(まさにオールインワンワークスペース)

おわりに

今回ご紹介したのはあくまでNotionの一部分で、使い方の幅は無限大と言っても過言ではありません。

まずは無料で試してみて「自分に合いそうなツールだな」と思ったら、さらに色んな機能を学び、より自分流にカスタマイズして“第2の脳”に仕立て上げていくのも面白いでしょう。

最初のハードルは高いツールですが、使いこなせればとても良いツールなので、日本でもっと普及することを期待します。

「Notionをもっと知りたい!」という方向けに、オススメのサイトと書籍を貼っておきますので、ご参考にしていただければ幸いです。

Notionについて参考になるサイト:Npedia -Notion情報局-

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