タスクはスケジュールで管理する

カレンダーでタスク管理

新型コロナウイルスの影響により、2020年、そして2021年に緊急事態宣言が発令され、プライベートと仕事の環境も大きく変わりました。(現場作業の方はそこまで変わっていないかもしれませんが・・・)

テレワークの導入や外出自粛により、大半の方が、家の中にいる時間が激増したことでしょう。

しかし、家にいる時間が長ければ「やること」が減り、ゆっくりとした時間を過ごすことができるはず・・・なのに、なぜかやることがたくさんあって時間に追われているということはないでしょうか。

かくいう私もその1人で、テレワークで逆に仕事が増え、プライベートでも考えることが増えました。

今回は、そんなタスクに追われている私が実践している方法をご紹介します。

この記事はこんな方にオススメ

  • 日々、タスクに追われて慢性的に疲れている
  • 自分のやりたいことがやれていない
  • Surface Goなどのスペックの低いPCでもタスク管理を実現したい
目次

タスクも誘惑も多い時代

私の周りは、コロナ禍で仕事が減るどころか、逆に増えているという方を多く見かけます。

業態によっては廃業に追い込まれるぐらい仕事が減っているという情勢の中で、仕事(タスク)が増えているというのは嬉しい悲鳴なのかもしれませんが、コロナ禍で仕事が増えているのはICTを駆使している業種が多く、その類の仕事はテレワークが多く採用されています。

テレワークと言うと「働き方改革」や「場所を選ばず働ける」といったプラスイメージばかり取り上げられますが、実態は“自宅に篭って勤務(Work from Home)”をしている方がほとんどでしょう。

そして、この自宅というのが厄介で、本来プライベートの環境である場所に仕事を持ち込むことで、プライベートと仕事の境目が曖昧になります。

さらに、プライベート環境になると色々な誘惑が存在します。ついつい家事をやったり、誰にも見られることがないのでニュースや動画を見たりしがちです。

実際にはテレワークで多くのタスクをこなしているのに、なぜか達成感が少ない・・・そのように感じるのもテレワークの弊害だと言えるでしょう。

Todoリストでは実行力に欠ける

さて、増えているタスクを確実に処理するためには、タスク(ToDo)管理をする必要があります。

タスク管理には様々な手法やツールが存在しますが、ペーパーレスやデジタル管理の観点から、スマホのTodoリスト管理アプリなんかを使用している方も多いと思います。

タスクをずっと頭の中で「やらなきゃ」と思い続けるよりも、一旦、文字に起こすことで「忘れてしまっても大丈夫」という状態をつくるのは、脳にも精神衛生的にも理にかなっています。

しかしこのTodoリスト、タスク処理が追いつかずひたすらタスクが溜まり続けて、逆にストレス(自己嫌悪)になるという落とし穴も存在します。

また、タスクを出すこと自体が目的になってしまい、肝心の”タスク実行“までいかないケースにも陥りがちです。

スケジュールによるタスク管理をオススメ

そんな「Todoリストを作ってやってきたけど、うまく処理できていない」という方へオススメするのが、スケジュールを活用したタスク管理法です。

やり方は、「自分がこういう予定で動きたい」と思う予定を、あらかじめスケジュール表に入れておくというシンプルなものです。

ここで、スケジュールをにタスクを落とし込むうえで、いくつかのポイントをご紹介します。

重要なタスクから詰め込む

これは当たり前のことなのですが、まず真っ先に”今日やりたいこと・やらないといけないこと”、つまり最も大きなタスクをスケジュールに入れ込みます。

ほとんどの場合、その日にやらなければならないタスクは頭でしっかり認識できているので、すぐにスケジュールに入れることができるかと思います。まずは大物(タスク)からやっつけることにしましょう。

そして、この大きなタスクを終わらせてしまえば、楽な気持ちで午後のタスクに取り掛かることができます。

この「最優先事項から優先して処理する」というのは、名著「7つの習慣」(スティーブン・コヴィー著)から得ている知恵でもあります。

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時間は多く見積る

人は、ある作業について「これぐらいの時間でできるだろう」と思う見積り時間が甘いということが分かっています。

仕事などで「○○日までには仕上げます!」と言ったものの、意外と終わらない・・・なんて経験をした方も多いのではないでしょうか。

このような人間の性質を踏まえ、スケジュールに入れる予定は「自分が終わると思っている時間×1.5倍」としておきましょう。

「1.5倍はさすがに長くないか?」と思われそうですが、実際やってみると、途中でジャマが入ったりして1.5倍ですら足りないということが多々ありますので、初めてスケジュールタスク管理を行う方はぜひ1.5倍からスタートしていただければ幸いです。

とはいえ、やっているうちにどの程度の時間がかかるかは分かってくるので、「1.5倍」の部分は実態に合わせて修正していけばOKです。

スマホのアラーム機能やスマートウォッチを活用する

せっかくスケジュールにタスクを落とし込んだのに、そのスケジュールを見ることなく1日を過ごしては何の意味もありません。

そこで、各スケジュールにはアラームを設定し、スマホやスマートウォッチで通知を受けるようにして時間をしっかりと意識しましょう。

その時間になったからといって、必ず次のタスクに移らないといけないわけではありませんが、「あ、もうこんな時間か」や「このタスク、思ったより時間かかってるな・・・」と気づくだけで、時間に対する意識が大きく変わります。

スケジュール管理はデジタルツールをオススメ

ここまでスケジュール上でタスク管理をする手法について書いてきましたが、残念ながら現実は、立てたスケジュールどおりに事が運ぶケースは稀です。

そこで、予定が変わった場合にはスケジュールを見直す必要が出てくるので、スケジュール管理はGoogleマップ等のデジタルツールを使うことをオススメします。

手記だと、今ある予定を消して新たに書くという手間が発生しますが、デジタルであれば予定をドラッグアンドドロップすれば簡単に変更することができます。

変更するタイミングで「今日のこの時間ならできそうだ」や「もう明日に回そう」という事を考えるので、タスクと時間(〆切)をしっかりと意識することができるようになります。

また、デジタルのスケジュールであれば、上司やチームメンバーにも共有することができるので、「あいつ、今は何をやってんだ」と思われることも少なくなります。

実際、私は細かくスケジュールに落とし込むようにしていたので、「○○してるとこごめん、こっちの件を先にやってもらえないかな?」という感じで上司から連絡が来ることも多かったです。

これによって、今のタスクの優先度を(上司承認のもとで)落としつつ、別のタスクに取り組むということができていました。

おわりに

実際にこの方法を試すと、「スケジュール立てたけど、予定通りにならなさすぎて意味なかった!」ということが多々あるかと思います。

正直、これはリアルな世界で生きている以上、避けられない現象です。(自分が経営者とかであれば違うのでしょうけれど・・・)

これは性格にも関わるので難しいところかもしれませんが、予定が変わってしまった時に「まぁ、そんなもんか。予定してたタスクをどこに回そうかな」と柔軟に考えられる人には、このスケジュールタスク管理法が向いていると思います。

この方法の大事なところは、自分にとって大事なタスクを、必要な作業量・時間を見積もり、それを”予定”という形で見える化して優先的に取り組むことになります。

合う・合わないはあるかもしれませんが、現状、Todoリストでうまくいっていないという方は、一度このスケジュールタスク管理法を試していただければ幸いです。

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